Privatlivspolitik på skanderborg.dk

Udgangspunktet for kommunens behandling af personoplysninger er  myndighedsudøvelse, herunder generel sagsbehandling. 

Lovgrundlaget for vores behandling af personoplysninger findes i lovgivningen om databeskyttelse. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser: 

• Databeskyttelsesforordningen, artikel 6, stk. 1, litra e om offentlig myndighedsudøvelse (personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningen, artikel 9, stk. 2, litra f om ydelse af social- og sundhedsomsorg eller -behandling eller forvaltning af social- og sundhedsomsorg og –tjenester (særlige kategorier af personoplysninger)
• Databeskyttelsesloven, § 8, stk. 1 og stk. 2 om oplysninger om strafbare forhold 
• Databeskyttelsesloven § 10 om statistiske eller videnskabelige undersøgelser
• Databeskyttelsesloven, § 11, stk. 1 om brug af personnumre
• Som offentlig myndighed er vi forpligtet til at opbevare sagers oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagernes forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv. 

Derudover gælder der særlige regler om behandling af personoplysninger på specifikke områder, f.eks. i sundhedsloven eller lov om tv-overvågning. Når der findes sådanne særlige regler, følger vi naturligvis disse. 

I visse situationer er vi efter lovgivningen forpligtet til at indhente dit samtykke, før vi påbegynder behandlingen af dine personoplysninger. Dette er bl.a. tilfældet inden for visse sundhedsydelser eller udsendelse af nyhedsbreve mv. I sådanne tilfælde overholder vi naturligvis kravene i lovgivningen, blandt andet at et samtykke altid kan trækkes tilbage.

Du vil modtage særskilt information forud for afgivelsen af et samtykke.

Der vil gælde forskellige retningslinjer for registrering og behandling af personoplysninger, herunder sletning, alt efter hvilken sammenhæng, oplysningerne indgår i, for eksempel dagtilbud, byggetilladelser eller genoptræning. 

Er du interesseret i information om et bestemt område, kan du få det oplyst ved at henvende dig til den relevante afdeling.

Tv-overvågning

For at beskytte kommunens ejendomme og værdier mod kriminelle handlinger, tilføre tryghed for borgere og ansatte i kommunen samt give mulighed for at efterforske kriminelle handlinger foretages der tv-overvågning ved en række kommunale bygninger og anlæg.  Kommunale områder med tv-overvågning er som udgangspunkt skiltede. 

Optagelser fra tv-overvågning opbevares som udgangspunkt i 30 dage, inden de slettes, med mindre de inden da indgår i undersøgelser og efterforskning.

Fysisk fremmøde

I forbindelse med, at du booker en tid eller inviteres til møde hos kommunen, for eksempel til at få lavet pas eller mødes med en medarbejder, vil der som hovedregel blive registreret navn, telefonnummer, fødselsdato eller cpr-nummer for entydigt at kunne identificere dig samt anledningen til mødet.

Cookies

På kommunens hjemmeside skanderborg.dk og andre hjemmesider med tilknytning til Skanderborg Kommune benyttes enkelte nødvendige tekniske og statistiske cookies. De får siderne til at fungere, som de skal, og er med til at forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden.

Når du besøger vores sider, kan du give samtykke til indsamlingen af personoplysninger ved hjælp af cookies eller afvise det. Du har altid mulighed for at redigere eller tilbagekalde dit samtykke via i-ikonet i nederste venstre hjørne.

Sociale medier og eksterne sider

Når du via links bevæger dig fra hjemmesiden til andre internetsider, f.eks. sociale medier eller offentlige tjenester på f.eks. borgeronline.dk og lignende, ligger disse uden for Skanderborg Kommunes område som dataansvarlige.  Vi anbefaler at du læser de pågældende siders privatlivspolitikker.

Selvbetjeningsløsninger

Når du benytter kommunens selvbetjeningsløsninger, f.eks. til at booke et en samtale eller indsende et høringssvar, registreres oplysninger om dig. Du kan læse nærmere i de tilknyttede oplysningstekster ved hver løsning.

Der indsamles personoplysninger om jobansøgere for at vurdere og kontakte kandidater. Oplysningerne er udelukkende dem, som ansøger selv afgiver i ansøgningsformularen og vedhæftede filer. Oplysningerne opbevares i op til fire måneder efter rekrutteringen til den enkelte stilling er afsluttet. Læs mere i oplysningsteksten, som er tilgængelig ved hvert stillingsopslag.

Alle personoplysninger gemmes så længe, som vi jævnfør lovgivning, f.eks. forvaltningsloven, sundhedsloven eller arkivloven, har pligt til at opbevare dem. 

Hvis du flytter fra Skanderborg Kommune, vil der fortsat blive behandlet og opbevaret personoplysninger om dig i forbindelse med eventuelt uafsluttede sager. Hvis du henvender dig til kommunen kan det også føre til fornyet registrering og behandling af personoplysninger.

I nogle tilfælde kan oplysninger om dig blive videregivet til din nye hjemkommune. Hvis dette kræver dit samtykke, vil vi naturligvis først sikre os det, inden oplysningerne videregives.

I forbindelse med din professionelle kontakt med Skanderborg Kommune behandler vi personoplysninger om dig, typisk i form af navn, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelse og arbejdsplads samt eventuel kommunikation i form af mails eller samtalenotater.

Oplysningerne opbevares så længe de er nødvendige for samarbejdet eller den sag, som de er indsamlet i forbindelse med og indtil en eventuel arkivering.

Du skal være opmærksom på, at alle høringssvar inklusiv navn og adresse vil fremgå af de offentligt tilgængelige dagsordner for udvalgs- og byrådsmøderne, og at dit høringssvar derfor ikke kan være anonymt. Beskyttede navne og adresser offentliggøres ikke. Dette vil altid fremgå af beskrivelsen af høringsprocessen.

Alle kan i følge offentlighedsloven og forvaltningsloven søge aktindsigt i sager hos Skanderborg Kommune. Som led i behandlingen af aktindsigtsanmodninger kan kommunen være forpligtet til udlevere personoplysninger fra sagerne, hvis oplysningerne falder inden for anmodningen og de krav, som vi er underlagt for at besvare den. 

Kommunen giver ikke aktindsigt i enkeltpersoners private forhold.

I nogle tilfælde, f.eks. i forbindelse med serviceydelser eller drift af it-systemer, benytter kommunen eksterne leverandører, som behandler personoplysninger på vegne af kommunen. Disse leverandører er underlagt strenge fortrolighedskrav og må kun behandle personoplysninger i henhold til kommunens instruks og de pligter, som følger af kommunens lovpligtige databehandleraftale med leverandøren. 

Du har ret til at få en kopi af de personoplysninger, vi har registreret om dig. Du får også information om de sammenhænge, hvor vi bruger oplysningerne, bl.a. formålet med oplysningerne og hvem, der har adgang til dem.

Vi kan have mange personoplysninger om dig. For at lette ekspeditionen af din anmodning beder vi dig så vidt muligt om at præcisere, hvad du ønsker indsigt i, f.eks. konkrete sager, tidsrum mv.  

Du har ret til at få urigtige oplysninger rettet og til at få manglende oplysninger tilføjet. 

Hvis du beder om at få berigtiget eller slettet personoplysninger om dig, skal vi tage stilling til, om vi kan gøre det. Det kan ske, hvis vi behandler dine oplysninger på grundlag af et samtykke, du trækker tilbage, eller hvis oplysningerne ikke er lovligt indsamlet. 

Derudover vil vi kun i et meget begrænset omfang kunne rette i eller slette dine oplysninger, fordi vi som udgangspunkt har notat- og journalpligt Det betyder, at kommunen i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. De forkerte oplysninger markeres imidlertid som værende forkerte, og de korrekte oplysninger tilføjes.

Mens vi undersøger, om vi kan efterkomme din anmodning om berigtigelse eller sletning, har du ret til, at vi begrænser brugen af oplysningerne i sagsbehandlingen.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Vi vil altid vurdere, om vi kan efterkommer din indsigelse.

Hvis vores behandling af personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage. Dette gøres ved at kontakte den enhed, hvortil samtykket er afgivet. Tilbagetrækning af samtykke har først virkning fra det tidspunkt, hvor vi modtager din anmodning om det, og har altså ikke tilbagevirkende kraft.

Du har mulighed for at klage over Skanderborg Kommunens behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder tilsynets klagevejledning på dets hjemmeside.