Som arrangør af et arrangement på offentlige/private veje og arealer har du en række opgaver at udføre, bl.a. at søge om tilladelser.
Du skal indhente tilladelser fra forskellige myndigheder, private personer eller virksomheder - afhængigt af arrangementets placering og type.
Her er kort beskrevet de steder, du kan komme til at skulle ansøge, alt efter arrangementets placering. Længere nede på siden er der en mere udførlig beskrivelse af de enkelte punkter:
- Hvis du skal bruge offentlige vej- og stiarealer skal du ansøge gennem www.virk.dk
- Hvis du skal bruge private fællesveje i by skal du ansøge gennem www.virk.dk
- Hvis du skal bruge grønne områder, parker, skove eller lignende skal du ansøge via Fritidsportalen eller kontakte Skanderborg Kommunes funktion for grønne områder naturbeskyttelse@skanderborg.dk
- Hvis du skal bruge arealer ejet af Skanderborg Kommune skal du ansøge hos den relevante kommunale institution, skole, plejecenter, idrætshal m.v.
- Hvis du skal bruge Kulturtorvet i Skanderborg, skal du ansøge hos Kulturhuset Skanderborg
- Hvis du skal bruge private arealer eller private fællesveje på land, skal du ansøge ejeren af arealet/naboerne.
- Hvis du ønsker at opsætte plakater eller skilte før arrangementet afholdes, skal du ansøge gennem www.virk.dk
Kort med en række oplysninger om vejstatus, ejerforhold m.m. samt oplysninger om andre arrangementer, vejarbejder og gravearbejder er under udarbejdelse.
Typer af arrangementer
Et arrangement kan være markeds- eller byfester, vejfester, klasseture, cirkus, udstillinger, koncerter, cykelløb, motionsløb, demonstrationer eller andre events.
Du skal også ansøge om at opsætte midlertidige plakater eller skilte til dit arrangement, hvis dette er et ønske.
Find beskrivelser til nogle af arrangementerne i afsnittene herunder.
Søg om at holde arrangement på offentligt vejareal eller privat fællesvej i by
Hvis du vil holde et arrangement på et offentlig vej- og stiareal eller på en privat fællesvej/-sti i by, skal du søge om dette hos vejmyndigheden via www.virk.dk.
For private fællesveje i by gælder, at disse generelt er åbne for almen færdsel (cykel- og motionsløb, hvor der cykles/løbes efter Færdselsloven), men berørte beboere skal altid orienteres om arrangementet.
Det gælder også, at hvis du får en tilladelse til at lukke en vej i forbindelse med dit arrangement, skal du informere samtlige berørte ejendomme om lukningen.
Vær opmærksom på, at vi normalt har en sagsbehandlingstid på omkring 10 arbejdsdage. Sagsbehandlingstiden afhænger dog af arrangementets omfang. Hvis I fx ønsker lukning af veje i forbindelse med arrangementet, kan der forventes en sagsbehandlingstid på omkring 1 måned. Så send gerne ansøgningen afsted i god tid.
Når du skal ansøge om et arrangement, skal du have dit NemID (eller medarbejdersignatur - VirkID) klar sammen med relevante dokumenter, tegningsfiler og oplysninger om arrangementet. Der er sjældent to arrangementer, som er helt ens, derfor vil det være forskellige oplysninger, du bliver bedt om at indtaste, når du laver ansøgningen. Det er derfor klogt at lave lidt "hjemmearbejde", inden du går i gang.
Du kan se i Manual til ansøgning om arrangement på vejareal, hvordan du søger for forskellige byfester. Den kan hjælpe dig med ansøgningen til den type arrangement, du skal holde.
Søg om at holde arrangement på grønt areal, parker, skove m.m.
Du kan booke kommunens grønne arealer, parker, skove m.m. via Fritidsportalen.
Du skal klikke på boksen "Borger" og så skal du bruge dit NemID/VirkID for at komme videre.
Kan du ikke finde det ønskede grønne areal i Fritidsportalen, skal du kontakte Skanderborg Kommunes skovfoged på naturbeskyttelse@skanderborg.dk. Du skal stort set oplyse det samme, som hvis du søger om at bruge et offentligt vejareal.
Hvis du vil holde arrangementet i privat skov skal du følge proceduren for private arealer.
Du kan ikke søge om lån/leje af arealer til private fester!
Hvis et areal, som benyttes til almindelig færdsel, afspærres i forbindelse med arrangementet, skal Sydøstjyllands Politi godkende afspærringen.
For alle arrangementer gælder, at ansøger selv er ansvarlig for afviklingen.
Søg om at holde arrangement på areal ejet af Skanderborg Kommune
Vil du afholde et arrangement på et areal, som er ejet af Skanderborg Kommune, skal du ansøge hos/kontakte den enkelte institution. Det kan fx være, hvis du vil holde arrangement ved en skole, plejecenter, idrætsanlæg eller lignende. Du skal stort set oplyse det samme, som hvis du søger om at bruge et offentligt vejareal.
Se særskilt om Kulturtorvet herunder.
Hvis et areal, som benyttes til almindelig færdsel, afspærres i forbindelse med arrangementet, skal Sydøstjyllands Politi godkende afspærringen.
For alle arrangementer gælder, at ansøger selv er ansvarlig for afviklingen.
Søg om at holde arrangement på Kulturtorvet
Vil du bruge Kulturtorvet skal du søge hos Kulturhuset Skanderborg. Betingelser for udlån af Kulturtorvet vil fremgå af bookingsiden.
Du skal stort set angive de samme oplysninger, som hvis du skal søge om at bruge et offentligt vejareal.
Søg om at holde arrangement på privat areal eller privat fællesvej på landet
Vil du holde et arrangement på et privat areal, privat skov eller privat fællesvej på landet, skal du ansøge ejeren af arealet og eventuelt berørte beboere.
Hvis et areal, som benyttes til almindelig færdsel, afspærres i forbindelse med arrangementet, skal Sydøstjyllands Politi godkende afspærringen.
Søg om at opsætte midlertidige plakater og skilte på offentligt vejareal eller privat fællesvej i by
Vi tillader normalt ikke, at der opsættes plakater på vejarealerne af trafiksikkerhedsmæssige årsager. Trafikanter får afledt deres opmærksomhed af plakater, og risikoen for trafikulykker øges.
Der findes tre undtagelser:
- plakater i forbindelse med kampagner for trafiksikkerhed,
- valgplakater til kommune-, folketings-, regionsråds- og Europaparlamentsvalg,
- plakater i forbindelse med et kulturelt formål, fx cirkus lokale byfester og lignende.
I særlige tilfælde kan der gives tilladelse til at opsætte plakater fra lokale organisationer.
Vil du hænge midlertidige plakater eller skilte op på offentlig vej og sti eller privat fællesvej/-sti i by for at oplyse om arrangementet, skal du ansøge om tilladelse via www.virk.dk.
Når du ansøger, skal du blandt andet oplyse:
- dimension på plakater og skilte
- dato og beskrivelse af arrangementet
- Placering - indtegning på kortet i www.virk.dk, hvor plakater/skilte ønskes opsat.
Generelt gælder, at plakater/skilte tidligst må opsættes 14 dage inden arrangementet, og skal være fjernet senest 3 dage efter arrangementets afslutning.
Vær opmærksom på, at der normalt kan forventes en sagsbehandlingstid på omkring 10 arbejdsdage. Ved større projekter kan sagsbehandlingstiden være længere.
Plakater og skilte må ikke hænges op uden for bygrænsen.
Du skal følge Retningslinjerne for midlertidige plakater og skilte.
På privat fællesvej/-sti i by skal du søge tilladelse både via www.virk.dk og hos vejens ejer, før du må opsætte plakater og skilte.
På andre steder end offentlige vej- og stiarealer eller private fællesveje/-stier i by skal du søge om tilladelse til at opsætte plakater og skilte som beskrevet ovenfor. Følg beskrivelserne afhængigt af de arealer, du ønsker at benytte.
Du vil ikke få tilladelse til at sætte plakater og skilte op på kommunens grønne områder og rekreative stier.
Plakater og skilte må ikke indeholde kommercielle reklamer.
Bemærk, at der gælder andre og særlige regler for valgplakater.
Læs Skanderborg Kommunes retningslinjer for midlertidige skilte og plakater til arrangementer.
Hvornår skal du søge om tilladelse hos politi eller andre myndigheder?
Du skal blandt andet søge tilladelse hos Politiet, hvis du til dit arrangement skal:
- servere alkohol
- håndtere fødevarer
- sælge dagligvarer
- spille musik
- samle flere dyr samme sted
- afholde lotteri
- ved større cykelløb
Andre myndigheder
Det kan være, du skal søge hos andre myndigheder også - det kan fx være Fødevarestyrelsen, Vejdirektoratet, Banedanmark, eller hos kommunen om byggetilladelse, søbeskyttelseslinjer, landzonetilladelser m.fl. (listen er ikke udtømmende).
Motions- og cykelløb
Ønsker du at afholde et motions- eller cykelløb, skal du informere og søge tilladelse de rette steder, afhængigt af de arealer, du ønsker at benytte.
Hvis løbet er på privat areal inkl. privat skov eller privat fællesvej på landet, skal ejeren af arealerne m.fl. godkende løbet - se afsnittet Søg om at holde arrangement på privat areal eller privat fællesvej på landet ovenfor.
På øvrige vej- og stiarealer inkl. Skanderborg Kommunes grønne areler, skove og parker samt kommunens øvrige arealer, er det det forventede antal deltagere, der afgør, hvad du skal gøre.
Under 100 deltagere
Forventer du, at deltagerantallet er under 100 personer, skal du kun søge tilladelse, hvis:
- du skal afspærre vej, sti eller fortov - eller anden trafikregulering
- du skal låne et offentligt areal
- du skal opstille boder, telte, målportal eller lignende
- strækningen er et kritisk sted som fx Skanderborg midtby
- deltagerne er børn, handicappede eller lignende
Over 100 deltagere:
Forventer du flere end 100 deltagere skal du altid søge tilladelse hos Skanderborg Kommune - følg beskrivelserne ovenfor afhængigt af de realer, du ønsker at benytte.
Når du søger om tilladelse til et løb, bør der altid vedhæftes et kortbilag, hvor ruten er tegnet ind, og hvor det er muligt at læse vejnavnene.
Ved ansøgning i virk.dk (offentlige veje og stier samt privat fællesvej/-sti i by) skal der uploades en GPX-fil (når ruten er kørt igennem med GPS), for at stedfæste ruten i virk.dk. Start-/slutstedet oprettes i virk.dk med vejnavn (i tilfælde af, at stedet er uden for Skanderborg Kommune, oplyses dette i ansøgningen).
Vær generelt opmærksom på følgende:
- du skal indhente tilladelser ved ejerne, hvis private fællesveje og stier på landet eller andre private arealer benyttes.
- færdsel på veje, stier og fortove skal ske efter færdsselslovens bestemmelser, medmindre andet er godkendt i tilladelsen.
- regulering af trafikken må kun udføres af politi, hjemmeværnspoliti eller tilsvarende, og det anbefales at anvende disse ved større løb fx ved rundkørsler/krydsning af større veje m.m.. Politiets bestemmelser skal overholdes.
- at brand- og redningskøretøjer skal kunne passeer uhindret, hvis det bliver nødvendigt
- at eventuel buskørsel på ruten ikke må generes
- at det anbefales ansøger selv at tjekke ruten igennem inden løbet, da der kan være forhold, som Skanderborg Kommune ikke er bekendt med.
- at ansøger selv orienterer sig om veje med overfladebehandling (OB), da der på disse veje kan forekomme løse sten. Dette kan ses på Skanderborg Kommune, Vej og Trafik.
- der må ikke påføres maling eller andet på vejbelægninger og andet vejudstyr (skilte, beplantning m.m.).
Vejfester
Skal du holde vejfest på offentlig vej og sti eller privat fællesvej/-sti i by, hvor vejen afspærres, skal du huske at ansøge via virk.dk. Ønsker du at afholde vejfesten på et grønt areal ejet af Skanderborg Kommune, skal du ansøge via naturbeskyttelse@skanderborg.dk
På virk.dk kan du finde en standardtegning til afspærring af vej i forbindelse med vejfest. Tegningen bliver tilgængelig, når du er gået igang med din ansøgning.
Generelt gælder, at vejen i forbindelse med en vejfest skal være åben for beboer- og udrykningskørsel.
Demonstrationer
Alle har ret til at forsamle sig på offentlige arealer, men demonstrationer skal ansøges - følg beskrivelserne for ansøgning afhængig af de arealer, du ønsker at benytte.
Demonstrationen skal anmeldes til Politiet senest 24 timer inden afholdelsen. Du kan læse mere om underretning af demonstrationer på Politiets hjemmeside.
Politiet har ret til at overvære offentlige forsamlinger, og har til opgave at beskytte borgerens ret til at forsamle og ytre sig, men også at sikre arrangementes fredelige gennemførelse.
Poltik for kortvarigt udlån af arealer ejet af Skanderborg Kommune, samt for udlån af stadepladser, april 2018
Skanderborg Kommune har en politik, som udgør den politiske ramme for kortvarigt udlån af kommunens arealer.
Politikkens formål er:
- at skabe liv i kommunen
- at udvise hensyn til naboer
- at give overblik
- at være tydelig i sagsbehandlingen og ensartet i afgørelser
Læs Skanderborg Kommunes politik for kortvarigt udlån (under revision).
Ansøgningsfrister for lån/leje af arealer
Generelt gælder, at du skal søge i så god tid som muligt.
- For offentlige vejarealer eller private fællesveje i by, skal du søge mindst 14 dage før arrangementet - eller før skilte/plakater ønskes opsat.
- For grønne område via Fritidsportalen anbefaler vi, at du søger i meget god tid. Her gælder "først-til-mølle"-princippet - er arealet booket til anden side, kan du ikke få det.
Dette gælder også for Torvehallen i Ry. - For andre grønne arealer/skove/parker (ikke i Fritidsportalen) skal du søge mindst 14 dage før arrangementet.
- For Kulturtorvet skal du søge mindst 14 dage før arrangementet.
- For ansøgninger til politi og andre myndigheder henvises til den enkelte instans.
Kontakter vedrørende arrangementer
Har du spørgsmål kan du kontakte:
- Vej- og stiarealer: Skanderborg Kommune på vtd@skanderborg.dk.
- Grønne områder, parker, skove m.m.: Skanderborg Kommune; naturbeskyttelse@skanderborg.dk
- Kulturhuset: info@kulturhuset-skanderborg.dk
- Kultur og fritid: kulturogerhverv@skanderborg.dk
Du kan også kontakte den lokale cityforening:
- Galten - kan findes på facebook
- Hørning - https://www.hoerningcity.dk - Nørre Allé 27, 8362 Hørning
- Ry - http://ry.dk/ - Klostervej 8, 8680 Ry
- Skanderborg - https://www.skanderborgcity.dk/ - Adelgade 123, 8660 Skanderborg