Du kan på denne side se forretningsordenen for Byrådet.
Forretningsordenen er vedtaget i Byrådet den 26. januar 2022 og gælder frem til 2025.
Byrådets møder
§ 1
Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 2
Følgende sager behandles som udgangspunkt for lukkede døre:
- Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af private forhold.
- Sager om køb og salg af fast ejendom.
- Ekspropriationer
- Prissætning af byggegrunde
- Tilbud / overslag i bygge- og anlægssager
- Udbudssager
- Personsager og ansættelsessager
Som bilag 1 til nærværende forretningsorden for Byrådet findes en nærmere redegørelse for regler, formål samt retningslinjer og praksis vedrørende behandling af sager for lukkede døre.
Stk. 3
Byrådet kan i det enkelte tilfælde beslutte, at sager, der er omfattet af stk. 2, behandles for åbne døre.
Byrådet kan i det enkelte tilfælde beslutte, at sager, der er omfattet af stk. 2, behandles for åbne døre.
Stk. 4
Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.
Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 5
Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst på mødet.
Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst på mødet.
Stk. 6
Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.
Enhver har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.
Stk. 7
Byrådets møder transmitteres live via Internettet og optagelser fra møderne er efterfølgende tilgængelige via Skanderborg Kommunes hjemmeside.
Byrådets møder transmitteres live via Internettet og optagelser fra møderne er efterfølgende tilgængelige via Skanderborg Kommunes hjemmeside.
§ 2
Er et medlem forhindret i at deltage i et Byrådsmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde og punkt hvilke medlemmer, der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 3
Hvis et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde skriftligt, herunder elektronisk, har anmodet om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.
Stk. 2
Borgmesteren sørger for, at en dagsorden og det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen - herunder eventuelle indstillinger fra udvalgene - udsendes til medlemmerne senest fire hverdage inden Byrådets møder.
Stk. 3
Byrådets flertal kan kun godkende, at sager optages på dagsordenen, hvis fristen nævnt i stk. 2 er overholdt. Der er dog mulighed for, at Byrådets flertal, selv om fristen ikke er overholdt, optager en sag på dagsordenen, hvis denne ikke kan udsættes. Et enigt Byråd kan endvidere beslutte at optage sager på dagsordenen, selv om fristen ikke er overholdt.
Stk. 4
Borgmesteren sørger for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Vurderer borgmesteren, at en sag ikke kan udsættes, skal begrundelsen herfor ligeledes fremgå af dagsordenen.
Stk. 5
Ved indkaldelse til ekstraordinært møde sikrer borgmesteren, at dette kun sker med et kortere varsel end fire hverdage, hvis den sag, der giver anledning til det ekstraordinære møde, ikke kan udsættes.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 4
Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 2
Borgmesteren, og i dennes forfald første eller anden viceborgmester, leder Byrådets møder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Stk. 3
Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har anmodet om det. Hvis flere anmoder om ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.
Stk. 4
Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Byrådet efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.
Stk. 5
Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af ét medlem, skal det sættes til afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.
Stk. 6
Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af Byrådet.
§ 5
Byrådet godkender dagsordenen ved mødets begyndelse. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse bede om ordet til dagsordenen, herunder rejse spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
Stk. 2
Sagerne behandles ved mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når ét medlem kræver afstemning herom.
§ 6
En sag behandles kun én gang, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Byrådet vedtager at behandle den flere gange. Årsbudgettet skal behandles to gange, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 2
Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig om den foreliggende sag, forinden der af Byrådet træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog hengå mindst 3 uger.
Stk. 3
Når en sag skal behandles 2 gange, skal dens dokumenter efter 1. behandling fremlægges til eftersyn for medlemmerne.
Særlige opgaveudvalg
§ 7
Byrådet kan i henhold til styrelsesvedtægten nedsætte særlige opgaveudvalg til løsning af konkrete opgaver med politikformulering eller politikkontrol. De særlige opgaveudvalg nedsættes i henhold til §17, stk. 4 i styrelsesloven.
Stk. 2
Byrådet godkender kommissorium for opgaveudvalgene – i den forbindelse udpeger Byrådet
medlemmerne af udvalget.
Stk. 3
Opgaveudvalgene sammensættes således, at der altid er minimum 3 medlemmer, der er
udpeget blandt Byrådets medlemmer.
Stk. 4
Byrådet udpeger formanden for de særlige opgaveudvalg. Formanden udpeges blandt de byrådsmedlemmer, der er medlemmer af udvalget.
Stk. 5
Skriftlige redegørelser og andet materiale, som afgives af særlige udvalg, skal bringes til byrådsmedlemmernes kundskab i overensstemmelse med bestemmelserne i §3.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning
§ 8
Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at han eller hun er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod det pågældende byrådsmedlem ikke er afskåret fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt han eller hun skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.
Stk. 2
Et medlem skal underrette Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet.
§ 9
Medlemmerne kan kun deltage i Byrådets afstemninger, når de personlig er til stede under disse.
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 10
Afstemninger foretages ved, at medlemmer, der stemmer for et forslag rejser sig. Der foretages kontraprøver ved, at medlemmer der stemmer imod derefter rejser sig, ligesom medlemmer, der hverken stemmer for eller imod afslutningsvist rejser sig.
Stk. 2
Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.
Stk. 3
Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse, borgmesteren har med hensyn til sagens afgørelse. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.
Stk. 4
Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at Byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan borgmesteren stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Hvis intet medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.
§ 11
Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal behandles 2 gange, jf. dog stk. 2.
Stk. 2
Byrådet kan med hensyn til sager, som skal behandles 2 gange, vedtage at fastsætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan ændringsforslag og underændringsforslag ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre Byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.
Stk. 3
Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.
Stk. 4
Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.
Flertalsvalg
§ 12
Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning. Opnår en kandidat ej heller ved denne afstemning absolut flertal af de afgivne stemmer, foretages bundet valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (tredje afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren.
Stk. 2
Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde.
Forholdstalsvalg
§ 13
Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2
Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Byrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 og så videre. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.
Stk. 3
Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af Byrådet, foretages valget af samtlige de medlemmer, Byrådet skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af Byrådet, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.
Stk. 4
Ved Byrådets valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for Byrådet, til hvilken borgmesteren hører.
Stk. 5
Udpeges et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende af Byrådet i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.
Stk. 6
Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han eller hun er indvalgt af en bestemt gruppe inden for Byrådet, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.
Beslutningsprotokol m.v.
§ 14
Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af Byrådets sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres. 2
Stk. 2
Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Hvis det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal dette meddeles til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.
Stk. 3
Efter, at det, der er tilført beslutningsprotokollen ved mødet er bekendtgjort, skal beslutningsprotokollen ved mødets afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Bekendtgørelse af, hvad der tilføres beslutningsprotokollen, sker undervejs ved mødet ved fremvisning på storskærm.
Stk. 4
Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
Som bilag 2 til nærværende forretningsorden for Byrådet findes en nærmere redegørelse for regler, formål samt retningslinjer og praksis vedrørende føring af beslutningsprotokollen ved de politiske møder i Skanderborg Kommune.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
§ 15
Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmål kan indbringes for Byrådet i dennes næste møde.
Ikrafttrædelse og ændringer i forretningsordenen
§ 16
Denne forretningsorden træder i kraft straks efter vedtagelsen.
Stk. 2
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære møder i Byrådet.
Bilag 1
til Byrådets forretningsorden; Skanderborg Kommune.
Redegørelse vedrørende sager, der behandles på den lukkede del af møderne.
1. Baggrunden for reglerne i den kommunale styrelseslov
Den kommunale styrelseslovs § 10 har følgende ordlyd:
- ”§ 10. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller formanden.
- Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære behandlingen af sager for lukkede døre. Kommunalbestyrelsen kan tilkalde andre personer til at overvære en sags behandling for lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning”.
Styrelseslovens udgangspunkt er således, at møderne og sagerne på dagsordenen er åbne, og at Byrådet ikke kan holde lukkede møder. Der er alene adgang til, at enkelte sager behandles for lukkede døre, hvilket skal være nødvendiggjort af den enkelte sags beskaffenhed.
En sag kan således ikke behandles for lukkede døre alene fordi, det anses for hensigtsmæssigt.
Sager, som det er nødvendigt at behandle for lukkede døre, er alene sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive, eller forventes at blive, fremdraget fortrolige oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt.
Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om en sag kan behandles for lukkede døre. Der vil således ikke kunne etableres en praksis, hvorefter visse kategorier af sager uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag behandles for lukkede døre. Der vil derimod kunne opstilles vejledende retningslinjer, der angiver, at visse typer af sager som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre.
Virkningen af at sager behandles for lukkede døre er umiddelbart kun, at offentligheden er udelukket fra at være til stede under forhandlingerne, samt at offentligheden ikke har krav på oplysning om, hvad der er passeret under forhandlingerne.
Beslutninger, der træffes for lukkede døre, skal så vidt muligt meddeles offentligheden med udeladelse af oplysninger, der er undergivet tavshedspligt, jf. styrelseslovens § 8, stk. 7:
- ”Stk. 7. En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på kommunalbestyrelsens møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt offentliggøres”.
2. Tavshedspligten i forvaltningsloven
Det er som nævnt afgørende for spørgsmålet om at behandle sager for lukkede døre, om der er oplysninger i sagen, som er omfattet af tavshedspligt. Tavshedspligten er reguleret i forvaltningslovens § 27, som bl.a. omfatter oplysninger om
- enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.
- det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
- private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
- tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lignende, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives.
- forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.
3. Typiske tilfælde
Jfr. forretningsordenens §2 behandles følgende sager som udgangspunkt for lukkede døre:
1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af private forhold
Sager med oplysninger om private forhold skal behandles for lukkede døre.
Begrebet private forhold omfatter følsomme personoplysninger, såsom oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred, seksuelle forhold eller orientering, strafbare forhold, cpr-numre og beskyttede adresser. Oplysninger som misbrug, alkoholmisbrug, helbredsforhold, privatøkonomi og lign. er tillige omfattet.
Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der ellers kan anses for at vedrøre ”private forhold”, må der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.
2. Sager om køb og salg af fast ejendom
Sager om køb og salg af kommunens faste ejendomme vil ofte skulle behandles for lukkede døre. Efter den 15. marts 2021 er det ikke længere obligatorisk, og dermed kræver det en konkret begrundelse. Både kommunens mulighed for at kunne disponere økonomisk hensigtsmæssigt samt hensynet til en køber eller sælger vil ofte udgøre en sådan begrundelse.
Når handlen er endelig, er den som udgangspunkt offentligt tilgængeligt, hvorfor ovenstående kun vil være relevant i tilfælde, hvor der ikke er indgået en endelig handel.
3. Ekspropriationer
I sager om ekspropriation kan der være særlige hensyn til den, der får erstatningen, som kan begrunde, at sagen skal behandles for lukkede døre. Der kan også være et hensyn til kommunens forretningsmæssige interesser, f.eks. når et forslag til erstatning skal drøftes og besluttes i byrådet.
4. Prissætning af byggegrunde
Sager om prissætning af byggegrunde skal behandles på den lukkede dagsorden af hensyn til kommunens mulighed for at kunne disponere økonomisk forretningsmæssigt. Kommunen agerer som forretningsdrivende ved salg af fast ejendom og skal sælge til markedsprisen. Beregningen af prisfastsættelsen er således fortrolig.
5. Tilbud / overslag i bygge- og anlægssager
I sager om overslag og tilbud på bygge- og anlægsopgaver samt leverancer hertil, vil der ofte være grundlag for at behandle sagen for lukkede døre. Det skyldes hensyn til at kunne disponere økonomisk hensigtsmæssigt og herunder beskytte kommunens forhandlingsposition.
6. Udbudssager.
Udbudssager skal behandles for lukkede døre af hensyn til udbudslovens principper om ligebehandling og gennemsigtighed, så alle potentielle tilbudsgivere stilles lige inden udbuds-materialet offentliggøres.
Resultatet af en udbudsforretning, og herunder valg af vinder, vil også som udgangspunkt skulle behandles for lukkede døre af hensyn til udbudsprocessen fortrolige karakter.
7. Personalesager og ansættelsessager
Personalesager vil ofte indeholde oplysninger om private forhold, og skal derfor af den grund behandles for lukkede døre.
I ansættelsessager, hvor der ved behandling af sagen sker en vurdering af flere kandidater til stillingen, er der tale om en bedømmelse af personlige forhold, hvorfor sådanne sager skal behandles for lukkede døre.
Ansøgeres identitifikationsoplysninger er fortrolige af hensyn til beskyttelse af kommunens interesse i at kunne tiltrække kvalificerede ansøgere. Der vil også være et berettiget hensyn til ansøgere, der ikke får stillingen.
I sager om disciplinære forhold ved chefstillinger vil reaktioner i form af advarsel eller derover som udgangspunkt kunne behandles på en åben dagsorden.
Ansattes rent tjenstlige forhold vil i øvrigt normalt ikke kunne karakteriseres som fortrolige, medmindre der røbes private forhold jf. ovenfor.
4. Procedurer
Begrundelse for at behandle sagen for lukkede døre skal angives.
Byrådets dagsorden og møder er som nævnt åbne, medmindre der er en konkret begrundelse for, at en sag skal behandles for lukkede døre.
Som standard angives det i sagsfremstillingen, hvilket eller hvilke forhold, der begrunder, at sagen behandles for lukkede døre.
Opdeling af et punkt i åben og lukket del
Ved forberedelse af sådanne sager til Byrådet, der som udgangspunktet skal behandles på den lukkede del af møderne, overvejes det, om det af hensyn til offentlighedens mulighed for at følge beslutningsprocessen kan være hensigtsmæssigt at opdele sagen i to således, at en del af sagen kan behandles på det åbne møde, mens det alene er den del af sagen, som indbefatter fortrolige forhold, der behandles på den lukkede del af mødet.
Offentlighed
Selv om et punkt behandles for lukkede døre, skal der alligevel være maksimal åbenhed om sagen. Det medfører f.eks. krav om, at også sager behandlet for lukkede døre skal have en så sigende overskrift som muligt.
Ligeledes skal der ske offentliggørelse af beslutningsprotokollen i det omfang, der ikke herved røbes fortrolige oplysninger. En sådan offentliggørelse kan ske straks, når beslutningsprotokollen i øvrigt offentliggøres, hvis der på dette tidspunkt ikke længere er noget hensyn til fortroligheden, eller det kan ske på et senere tidspunkt.
Hvis begrundelse for at behandle sagen for lukkede døre er, at sagen indeholder private oplysninger eller fortrolige virksomhedsoplysninger, vil der som udgangspunkt skulle foretages en partshøring af de berørte parter inden, der træffes afgørelse om offentliggørelse.
Bilag 2
til Byrådets forretningsorden; Skanderborg Kommune.
Redegørelse vedrørende førelse af beslutningsprotokol ved møder i Byrådet og i Byrådets stående udvalg.
I henhold til bestemmelserne i Lov om Kommunernes Styrelse føres der beslutningsprotokol ved møder i Byrådet og ved møder i Byrådets stående udvalg.
I det følgende gennemgås regler, formål samt retningslinjer og praksis i Skanderborg Kommune vedrørende føring af beslutningsprotokollen ved de politiske møder.
Formål med beslutningsprotokollen
Beslutningsprotokollens formål er at afgive dokumentation for indholdet af Byrådets/udvalgets beslutninger. Beslutningsprotokollen skal endvidere angive, hvilke byrådsmedlemmer/udvalgsmedlemmer, der er ansvarlige for vedtagelsen af en beslutning.
Beslutningsprotokollen er således ikke et forhandlingsreferat af møderne. Det betyder, at der – bortset fra de særlige tilfælde, som er nævnt nedenfor – ikke i beslutningsprotokollen kan optages referat af, hvilke standpunkter eller begrundelser herfor, som de enkelte medlemmer eller de enkelte partier har under forhandlingen om sagen.
Bemærk, at beslutningsprotokollerne uagtet ovenstående i daglig tale benævnes ”referater” af udvalgs- og byrådsmøder.
Bemærk også, at der ikke er nogen hindring for, at Byrådet beslutter, at forhandlingerne i forløbet op til afstemningen skal refereres. Dette må dog ikke ske ved indførelse i beslutningsprotokollen, jfr. dennes formål. Tilsvarende mulighed findes ikke for Byrådets stående udvalg. I henhold til loven er møderne her lukkede, og der er ikke adgang til at vedtage at holde åbne udvalgsmøder eller at referere fra forhandlingerne i udvalgene.
Særligt om offentliggørelse af beslutningsprotokollen
Beslutningsprotokollen (referatet) offentliggøres på Internettet 1-2 dage efter afholdelsen af mødet.
Beslutningsprotokollen er dog offentlig tilgængelig umiddelbart efter mødet – i den forstand, at udvalgsmedlemmer og andre umiddelbart kan referere, hvad der er besluttet, og hvordan de enkelte byråds-/udvalgsmedlemmer har stemt.
Igen er det vigtigt at understrege, at der ved udvalgsmøder alene må refereres til beslutningen – ikke til forhandlingerne.
Førelse af beslutningsprotokollen
Beslutningsprotokollen føres undervejs og godkendes ved afslutningen af det enkelte møde med underskrift fra alle medlemmer af Byrådet / udvalget.
Følgende indskrives i protokollen:
1. Oplysning om, hvilke medlemmer, der har været fraværende ved mødet eller ved behandlingen af en eller flere konkrete sager.
2. Oplysning om, hvilke medlemmer, der har været fraværende ved behandling af sagen på grund af inhabilitet.
3. Oplysning om supplerende materiale, som Byrådet/udvalget tilføjer til grundlaget for at behandle sagen – herunder oplysning om eventuelle foretræder for udvalgene i forbindelse med behandling af sagen.
4. Byrådets / udvalgets beslutning i sagen med tilhørende oplysning om,
a. hvilke medlemmer, der ikke kunne støtte beslutningen med en eventuel tilføjelse af en kort redegørelse for mindretallets særstandpunkt / begrundelse herfor, samt
b. hvilke medlemmer, der undlod at stemme ved afgørelse af sagen med en eventuel tilføjelse af en kort redegørelse for medlemmernes begrundelse for at undlade at stemme.
5. Notering af særstandpunkter i protokollen
6. Anmodning om standsning af beslutningen med henblik på behandling af sagen i Byrådet.
Ad 1. Oplysning om fraværende
Disse oplysninger sikrer, at det kan udledes af beslutningsprotokollen, hvilke byråds-/udvalgsmedlemmer, der er ansvarlige for vedtagelsen af en beslutning.
Ad 2. Oplysning om inhabilitet
Hvis et medlem af Byrådet / udvalget erklæres inhabil ved behandling af en sag indskrives dette i protokollen.
Det skal bemærkes, at det enkelte medlem har pligt til at gøre opmærksom på mulige forhold, som kan medføre inhabilitet, men at det er Byrådet/udvalget, der træffer beslutning om, hvorvidt der er tale om inhabilitet.
Typisk skrives følgende i protokollen ved inhabilitet:
NN vurderer, at hun var inhabil ved behandling af sagen. Byrådet/udvalget tilsluttede sig denne vurdering, og NN deltog dermed ikke i behandlingen af sagen.
Det skal særligt bemærkes, at et medlem, der er inhabil i en sag, SKAL forlade lokalet, mens sagen behandles. Det gælder også i byrådssalen, hvor det altså ikke er tilstrækkeligt at henvise det inhabile medlem til en plads på tilhørerpladserne.
Ad 3. Oplysning om supplerende materiale
En sag forelægges til behandling i Byrådet/udvalgene via en sagsfremstilling på dagsordenen for det møde, hvor sagen skal behandles. Sagsfremstillingen kan være suppleret af uddybende bilag.
Hvis dette grundlag for behandling af sagen undervejs i selve behandlingen suppleres af yderligere materiale, indskrives dette efter gældende praksis i beslutningsprotokollen. Et typisk eksempel på sådan materiale er henvendelser fra parter i sagen, som tilgår Byrådet/udvalget undervejs i behandlingsforløbet.
Formelt er det udvalget / Byrådet, som beslutter om supplerende materiale skal indgå som grundlag for behandling af sagen. I praksis indskrives det uden videre i beslutningsprotokollen, hvis der ikke gøres indsigelse imod dette ved mødet – f.eks. således:
Udvalgsmedlemmer fik ved mødet udleveret høringssvar fra NN vedrørende …
Høringssvaret indgik dermed som grundlag for behandling af sagen.
Det materiale, som modtages i forbindelse med behandlingen af en sag i et udvalg medgår som bilag til sagen, når denne sendes videre til behandling i Økonomiudvalg og Byråd.
Ad 4. Byrådets/udvalgets beslutning i sagen.
I Skanderborg Kommune sondres der grundlæggende mellem to typer af sager i Byrådets / udvalgenes arbejde:
- Sager, der forelægges til beslutning
- Sager, der forelægges til orientering og/eller drøftelse
Sager, der forelægges til beslutning
Det afgørende formål med beslutningsprotokollen er som nævnt ovenfor at sikre dokumentationen af Byrådets/udvalgets beslutninger.
I sager, der forelægges til beslutning indskrives Byrådets / udvalgets beslutning i protokollen typisk i en punktopstilling – f.eks. således:
Byrådet / Udvalget vedtog,
- at godkende køb af ejendommen xx ,
- at ejendommen søges erhvervet til en pris på maksimalt 1.000.000 kr. , og
- at udgiften finansieres af bevillingen for strategiske jordopkøb
Er der ikke tale om en enstemmig vedtagelse noteres dette som udgangspunkt således:
NN kunne ikke støtte vedtagelsen.
I de tilfælde, hvor beslutningen indbefatter gennemførelse af en formel afstemning i Byrådet/udvalget noteres resultatet af afstemningen f.eks. således:
Byrådet vedtog,
- at …
For beslutningen stemte x medlemmer af Byrådet/Udvalget: AA, BB, CC, …
Imod beslutningen stemte y medlemmer af Byrådet/Udvalget: HH, II, …
z medlemmer af Byrådet/Udvalget undlod at stemme: MM, NN…
I de tilfælde, hvor der i forbindelse med beslutningen er fremsat og taget stilling til ændringsforslag forud for den endelige beslutning, noteres ændringsforslagene og resultatet af afstemningen herom i protokollen forud for noteringen af den endelige beslutning – f.eks. således:
UU fremsatte ved mødet følgende ændringsforslag:
Byrådet/udvalget vedtager,
- at …
For dette forslag stemte x medlemmer af Byrådet/udvalget: HH, II, …
Imod dette forslag stemte y medlemmer af Byrådet/udvalget: AA, BB, CC, DD, …
Dermed bortfaldt forslaget.
Byrådet vedtog herefter,
- at …
For beslutningen stemte x medlemmer af Byrådet/Udvalget: AA, BB, CC, DD …
Imod beslutningen stemte y medlemmer af Byrådet/Udvalget: HH, II, …
z medlemmer af Byrådet/Udvalget undlod at stemme: MM, NN…
Bemærk:
Når sager, der skal endeligt behandles i Byrådet, undervejs hertil er til behandling i de stående udvalg og i Økonomiudvalget noteres det almindeligvis som følger, når medlemmer ønsker at undlade at stemme:
NN tog forbehold for sin stillingtagen til sagen
Ordlyden tilsiger således, at det pågældende medlem undlader at stemme ved behandlingen i udvalget, men holder den mulighed åben, at det pågældende medlem tager stilling til realitetsspørgsmålet ved den efterfølgende behandling i Byrådet.
Sager, der forelægges til orientering og/eller drøftelse
Orienteringssager forelægges med sigte på at tildele Byrådet / udvalget en konkret viden eller indsigt.
Sager til drøftelse forelægges med sigte på at Byrådet / udvalget drøfter et konkret sagsforhold.
Sådanne sager optræder fortrinsvist som led i udvalgenes politikformulerende og –kontrollerende arbejde.
De to typer af sager kan selvsagt kombineres, men fælles for dem er, at der ikke ved behandlingen af sagerne lægges op til konkrete beslutninger i Byrådet / udvalget.
I orienteringssager markeres det almindeligvis i protokollen, at Byrådet / udvalget har modtaget en konkret orientering ved at skrive følgende:
Byrådet / udvalget tog orienteringen til efterretning.
Denne notering markerer alene, at Byrådet / udvalget anerkender at have modtaget den pågældende orientering. Det kan ikke herfra sluttes, at alle medlemmer af Byrådet/udvalget tilslutter sig eller er enige i hele eller dele af indholdet i den pågældende orienteringssag.
Finder et byrådsmedlem / udvalgsmedlem, at orienteringen bør følges op at konkrete tiltag, kan der umiddelbart rejses forslag herom ved behandlingen af orienteringssagen.
Beslutter Byrådet / udvalget, at orienteringen skal følges op af konkrete tiltag indskrives denne beslutning separat i protokollen – f.eks. således.
Byrådet/ udvalget tog orienteringen til efterretning.
Byrådet/udvalget vedtog endvidere,
- at spørgsmålet om … behandles ved møde i Byrådet/udvalget den dd.mm.åååå
I drøftelsessager markeres det almindeligvis i protokollen, at Byrådet/udvalget har drøftet den pågældende sag – f.eks. således.
Byrådet / udvalget drøftede sagen.
Også her kan protokollen suppleres med notering af eventuelle beslutninger om de videre trin i behandlingen af de drøftede spørgsmål.
Ad 5. Notering af særstandpunkter i protokollen
Som nævnt indledningsvist er de centrale formål med beslutningsprotokollen at afgive dokumentation for indholdet Byrådets/udvalgets beslutninger samt at dokumentere, hvilke medlemmer, der er ansvarlige for vedtagelsen af en beslutning.
Og på den baggrund er adgangen til at få indføjet begrundelse for medlemmernes/partiernes standpunkter i beslutningsprotokollen yderst begrænsede. Reglerne er:
- at de medlemmer/partier, hvis forslag vedtages, ikke kan få optaget nogen begrundelse for forslaget i beslutningsprotokollen
- at de medlemmer, der stemmer imod det forslag, som vedtages, har ret til at få en begrundelse for sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen
Det loven har for øje, er, at et medlem kan have en anden mening om et forslag, end at der bør stemmes imod. Et medlem kan mene, at et foreslået beløb bør nedsættes eller forhøjes, at en tilladelse skal betinges, eller at man skal foreslå, at der indhentes en udtalelse fra en anden myndighed, inden man går videre med sagen. Sådanne meninger skulle egentligt bringes frem som selvstændige modforslag, ændringsforslag eller procedureforslag, og i så fald ville medlemmets afvigende mening om, hvad Byrådet/udvalget burde beslutte i den give situation, komme til at fremgå af beslutningsprotokollen.
Dette ville imidlertid være uhensigtsmæssigt i forhold til forløbet af møder mv., og der er derfor valgt den simplere løsning i loven, at et medlem kan få en begrundelse for sin afvigende mening tilført protokollen.
- at de medlemmer, der undlader at stemme, ligeledes har ret til at få en begrundelse for sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen
Idet det gælder, at der skal være overensstemmelse mellem den afvigende mening, der ønskes ført til protokols, og den pågældendes stemmeafgivning, vil det her i praksis kun være en afvigende mening om procedurespørgsmål, den pågældende kan kræve tilført beslutningsprotokollen. Det pågældende medlem har således - ved at undlade at stemme - netop tilkendegivet, at medlemmet ikke har taget stilling til den sag, som behandles.
Vedrørende spørgsmålet om ansvaret for beslutningen skal det bemærkes, at medlemmer, der undlader at stemme imod f.eks. ulovlige beslutninger, normalt vil blive anset for at være medansvarlig for denne. Medlemmer kan altså ikke friholde sig selv for ansvar ved at undlade at stemme.
Ad 6. Anmodning om standsning af beslutningen med henblik på behandling af sagen i Byrådet.
I henhold til den kommunale styrelseslov kan ethvert medlem af et udvalg standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet at erklære dette til beslutningsprotokollen.
Om denne standsningsret gælder det:
- at man alene kan anvende den, hvis man er til stede under udvalgets behandling af sagen
- at man alene kan anvende den i forbindelse med egentlige udvalgsbeslutninger – det vil sige, at den f.eks. ikke kan anvendes i forbindelse med beslutninger om indhentelse af oplysninger fra administrationen, fremsendelse af sager til høring eller beslutning om en indstilling til Byrådet.
- at et udvalgsmedlems erklæring om standsning afgives ved mødet og optages i beslutningsprotokollen med en klar angivelse af, at pågældende ønsker sagen indbragt for Byrådet
I beslutningsprotokollen indskrives udvalgets beslutning – og herefter indskrives en begæring af standsning af denne således:
På begæring af udvalgsmedlem, NN standses udførelsen af beslutningen med henblik på behandling af sagen i Byrådet.
Dermed forelægges sagen til behandling ved møde i Byrådet den dd.mm.åååå.